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不少企业业务范围辐射较广，通常需要员工开车进行业务活动，但企业不可能为众多的业务人员或者有用车需求的员工都配备车辆。这个实际情况导致了在实务中私车公用现象较为普遍，且以定额补贴较为常见，定额补贴容易被税务机关认定为工资薪金的一部分，需要和工资薪金合并计算并缴纳个人所得税。为规避或降低税务风险，可区分以下情况进行操作：
一、租金并入工资薪金
对于私车公用现象，首先需要根据员工的收入多少进行区分，对于收入偏低的员工，工资收入+车补-扣除项<个税起征点的，应该将车补并入工资，这样更方便且完全符合税务的要求，不涉及到开具租车发票的事情。当然如果贵单位要求月均工资(含月度平均奖金)与五险一金基数一致的话，会提高五险一金的基数增加企业负担，但大部分企业还是无法做到月均工资奖金与五险一金基数一致。
二、无租使用并据实报销
一般公司需要与员工约定工作期间为开展业务而使用车辆产生的油费和过路费等可以报销，上下班以及其他情况属于员工自用的，不在报销范围之内。员工需要使用某些软件对行驶路线进行记录，保证车辆因公使用的真实性和里程的准确性，公司根据实际行驶里程和一定的油耗标准进行报销。
由于不签订租车合同，员工未获得车辆磨损的补偿，这时可适当提高油耗补助的标准。
三、签订租车合同
公司与员工签订租赁合同，合同条款约定员工将车辆租给公司使用，出租方(员工)负责车辆保险、保养等费用，出租方保证车辆来源合法等等;公司与员工签订使用协议，协议约定公司将租进来的车辆再给员工使用，实际使用中出现的损毁等由实际使用人(员工)负责，公司据实报销油费等。此种情况下，员工作为出租方，属于财产租赁行为，需要到税务局代开发票，金额超过500元/次的，需要按照有形动产租赁缴纳增值税，税率13%，超过800元的，需要按照财产租赁所得缴纳个人所得税，税率20%。签订租赁合同涉及到增值税和个税，有一定的税负。
公司可根据实际情况，灵活运用上述三种方法。总之，要让税务局认可私车公用不是变相发工资，租车费和报销费是公司经营活动相关的支出，是可以在所得税前扣除的。租金或补助要与车辆价值相匹配，比如，一辆面包车的原值3万，预计可使用10年，每月折旧约250元，如果租赁合同约定的月租金为1000元，明显超过月折旧额，这就不具有合理性，容易被税务机关认定为变相发工资。
此外，还需注意两点：
1.合同签订时不要签订成长期租赁合同，避免需要按照新租赁准则核算使用权资产和租赁负债，造成不必要的麻烦;
2.要求员工第三责任险保额要达到一定的标准，比如200万，目前虽然交强险总责任限额从12.2万元提高到20万元，其中死亡伤残赔偿限额从11万元提高到18万元，医疗费用赔偿限额从1万元提高到1.8万元，但员工因公外出发生事故造成损害的，交强险很可能不能覆盖，被侵权人可以起诉公司要求赔偿，公司支付赔偿款后，员工无清偿能力的，公司可能无法再向员工追索，造成损失。 |
