税务稽查案卷电子文件管理参考规范

税务稽查案卷电子文件管理参考规范

第一条　为了指导税务稽查案卷电子文件安全规范管理，根据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规范。

第二条　本规范是指引税务稽查案卷电子文件管理的一般路径和基本方法，本规范未涉及或者未作说明的相关事项，依照国家有关规定执行。

第三条　收集税务稽查案卷电子文件，应当符合以下要求：
(一)收集电子文件应当同时制作记录每份电子文件的元数据、背景信息的电子文件登记表;
(二)收集的电子文件同时存在相对应的纸质或者其他载体形式的文件的，应当在内容、相关说明及描述上保持一致;
(三)收集具有永久保存价值的文本或者图形形式的电子文件，应当制成纸质文件或者缩微品等;
(四)收集只有电子签名的电子文件，应当尽量同时收集具有法律效力的非电子签名;
(五)收集记录重要文件的修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件，应当同时收集电子文件及其电子版本的定稿;
(六)收集在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应当采取捕获措施，集中暂存在符合安全要求的电子文件存储器中，以防散失;
(七)收集使用文字处理技术形成的文本电子文件，应当采用文字型电子文件通用的XML、RTF、TXT格式，并注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时应当同时保留文字处理工具软件;
(八)收集使用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件，应当采用扫描型电子文件通用的JPEG、TIFF格式;采用非通用文件格式的，收集时应当将其转换成通用格式;无法转换的，应当将相关软件一并收集;
(九)收集使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的，应当冲洗出纸质照片，与数码照片一并归档;反映一般内容的，可只归档数码照片;
(十)收集使用计算机辅助设计或者绘图等设备获得的图形电子文件，应当注明其软硬件环境和相关数据;
(十一)收集使用视频或者多媒体设备获得的电子文件以及使用超媒体链接技术制作的电子文件，应当采用视频和多媒体电子文件通用的MPEG、AVI格式;采用非通用文件格式的，应当同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件;
(十二)收集使用音频设备获得的声音文件，应当采用音频电子文件通用的WAV、MP3格式，并同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件;
(十三)收集使用通用软件产生的电子文件，应当同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等;
(十四)收集使用专用软件产生的电子文件，应当转换成通用型电子文件;确实不能转换的，应当连同专用软件一同收集;
(十五)收集套用统一模板的电子文件，在保证能够恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存;
(十六)收集电子文件一般不加密;加密的，应当将密钥同时归档;
(十七)计算机系统运行和信息处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应当与电子文件一并收集。

第四条　税务稽查案卷电子文件可以采用在线或者离线存储。在线存储应当使用专用存储服务器，实行电子文件在线管理。离线存储应当符合以下要求：
(一)可以选择使用只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等耐久性好的载体，一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用;有条件的，可另制作一套异处保存;
(二)加密电子文件，应当在解密后再制作拷贝;
(三)不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;取得证据原件为软磁盘的，应当将软磁盘中数据拷贝到耐久性好的载体，并将软磁盘原件与拷贝后的载体一并归档;
(四)电子文件存储载体或者装具上应当有标签，标签上应当注明相对应的案卷全宗号、载体序号、类别号、密级、保管期限、存入日期等;需要在光盘标签面书写的，应当使用光盘标签笔;需要通过光盘打印标签的，应当通过计算机排版后，使用能够支持光盘盘面打印的打印机打印。

第五条　保管税务稽查案卷电子文件离线存储载体，应当符合下列条件：
(一)载体应当作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层;
(二)单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压;
(三)存放时应当远离强磁场、强热源，与有害气体隔离;
(四)环境温度及相对湿度应当适宜。

　　第六条　税务稽查案卷电子文件的利用，依照国家税务总局《税务稽查案卷管理暂行办法》有关规定办理。

　　第七条　传递、保管、利用、销毁税务稽查案卷电子文件，应当严格遵守国家保密规定，采取相应的安全保密措施。

　　第八条　本规范应当根据信息技术发展和税务稽查案卷管理实际需要适时修订调整。